Das Büro in der Cloud – Deutschlands Mittelstand wird digitaler

Das Büro in der Cloud – Deutschlands Mittelstand wird digitaler

Bereits jedes zweite deutsche Unternehmen verwaltet seine Belege und Dokumente digital. Der Schritt weg von der klassischen, proprietären Lösung hin zur Cloud gestützten Anwendungssoftware schreitet ebenfalls rasant voran denn  Cloud basierte Lösungen, wie das CATAMA ECM bieten insgesamt zahlreiche Vorteile.

Einer aktuellen Studie des Branchenverbands bitkom zufolge, nähert sich die Quote der mittelständischen Unternehmen, die ihre Belege ausschließlich digital verwalten der 50 % Grenze. Gute 47 % der Firmen des deutschen Mittelstands setzen bereits auf digitale Lösungen zur Verwaltung und Organisation ihrer Belege. Das stellt einen Anstieg von 14 % im Vergleich zum Jahr 2017 dar.

Der Branchenverband befragte die Firmen im Hinblick auf die Nutzung einer Enterprise-Content-Management (ECM) Lösung. Einer Software also, die das Erstellen, Bearbeiten und Speichern von Inhalten wie Dokumenten, Bildern oder Videos ermöglicht. Für seine repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ hat der bitkom insgesamt 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt.

Der Mittelstand profitiert massiv von modernen ECM-Lösungen

Das Ende der analogen Zettelwirtschaft bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Moderne ECM-Lösungen aus der Cloud stellen die Grundlage der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen dar, sagt Nils Britze, Bereichsleiter digitale Geschäftsprozesse bei bitkom.

QUELLE: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Abschied-Papier-Deutschlands-Mittelstand-digitaler

58 Prozent der Unternehmen verwalten mittlerweile ihre Dokumente in der Cloud

Die Unternehmen erhielten dadurch „Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung Dokumenten-basierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben“, so Britze. Ganze 58 Prozent der Unternehmen verwalten aktuell bereits ihre Dokumente in der Cloud – dies entspricht einer Steigerung gegenüber 2017 um 9 %. Nach 59 % vor zwei Jahren, betreiben hingegen nur noch 44 % der Befragten des deutschen Mittelstands ihre ECM-Lösungen im eigenen Hause und setzen hingegen auf Auslagerung.

Ein Vorteil bietet diese Auslagerung im Punkte Datensicherheit, führt der Bitkom fort. „Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als interne IT-Lösungen“, erklärte Britze. Cloud-Anbieter sind auf die Datenhaltung spezialisiert, die Daten sind somit mutmaßlich besser geschützt als in inhouse Lösungen.

Vorteile, die sich Ihnen beim Einsatz von Cloud Software wie CATAMA bieten

Vorteile, die sich Ihnen beim Einsatz von Cloud Software wie CATAMA bieten

Wurde Anwendungs-Software in der Vergangenheit auf Computern oder Servern vor Ort ausgeführt ist es dank Cloud Computing möglich, auf eben diese Anwendungen und Programme, ohne eine lokale Installation durch direktes Ausführen der Anwendung im Webbrowser (z.B. Firefox oder Google Chrome) zuzugreifen. Der Einsatz einer modernen cloud-basierten Software-Lösung wie CATAMA bietet Ihrem Unternehmen, im Vergleich zum Einsatz klassischer Software somit zahlreiche Vorteile. Einige davon, möchten wir Ihnen nachfolgend erläutern.

1. Hohe betriebliche Flexibilität

Cloudbasierte Software ist ideal für Firmen geeignet, die wert auf eine hohe Flexibilität legen, sich z.B. noch im Wachstum befinden oder deren Anforderungen sich oft ändern. CATAMA ist skalierbar, d.h. in verschiedenen Leistungsstufen (SMART, PRO oder Enterprise) erhältlich und kann sich so Ihrem Unternehmen und den wachsenden Anforderungen rasant anpassen. So können neue Benutzerkonten in Sekunden erzeugt, der Leistungsumfang der Software mit wenigen Klicks erweitert und der Zugriff auf die Anwendung von jedem neu im Unternehmen aufgestellten Computer (Windows oder Mac) oder Tablet mit Internetanschluss sofort erfolgen. Diese enorme Agilität, sich sich auch in einer mobilen Nutzung der Anwendung niederschlägt, kann sich als großer Wettbewerbsvorteil erweisen. Ein Umstand den auch Salesforce bestätigt.

2. Minimierte Kosten für Investitionen in Hardware

Beim Cloud Computing fallen keine zusätzlichen Hardware-Kosten an Sie bezahlen lediglich einen fixen, monatlichen Mietpreis. Da CATAMA überdies als Mehrplatz-Lösung konzipiert ist, d.h. dass mehrere Mitarbeiter unter Nutzung des gleichen Nummernkreise sowie der gleichen Datenbestände zeitgleich mit der Anwendung arbeiten können. Sie zahlen als Unternehmen nur für den Dienst und können sich ein „Cash-Flow-freundliches“-Abonnement aussuchen. Sie müssen keine zusätzlichen Investitionen für Server tätigen, die als zentrale Basis der Software im Unternehmen fungieren. Auch das Einrichten und Management der Anwendung sind unkompliziert. CATAMA bietet Ihnen ein vollständiges Einrichtungspaket, welches Ihnen den Umstieg und die Migration Ihrer Datenbestände erleichtert. Auf Wunsch tun wir dies direkt bei Ihnen vor Ort im Unternehmen. Der Umstieg in die Cloud war noch nie so einfach.

3. Automatische Software-Updates, Wartung und Backups

Das Praktische beim Cloud Computing ist, dass die Server nicht bei Ihnen vor Ort stehen und daher weder Platz noch Stromkosten verursachen. Zudem sind wir als Anbieter der Software für regelmäßige Software-Updates, einschließlich Sicherheits-Updates verantwortlich. Dies bedeutet für Sie: Nie wieder nervige Software-Updates für Sie vor Ort. Auch über die Wartung des gesamten Systems brauchen Sie sich fortan keine Gedanken mehr machen. Backups werden automatisch angelegt und können im Ernstfall mit wenigen Klicks eingespielt werden. Anstatt sich über die Pflege und Wartung der Software zu kümmern, können sie sich ganz aufs Wesentliche konzentrieren: Den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

4. Mobiler Zugriff

In cloud-basierten Lösungen wie CATAMA haben Sie oder Ihre Mitarbeiter wichtige Dokumente jederzeit und überall verfügbar, können Rechnungen und Fahrzeugdaten bearbeiten und miteinander teilen. Ihre Mitarbeiter können Daten in Echtzeit aktualisieren und auch sofort die Änderungen sehen, die ihre Kollegen vorgenommen haben. Das Erfassen von Rechnungen oder das Hinterlegen der Stammdaten (Fotos, KM-Stand, Fahrgestellnummer etc.) direkt am Fahrzeug war nie einfacher. Sie können vollkommen mobil und standortunabhängig arbeiten. Sie brauchen lediglich eine Internetverbindung. Im Übrigen ist CATAMA auch auf einem Tablet wie dem iPad einsetzbar.

5. Hohe Daten- und Ausfallsicherheit

In CATAMA werden all Ihre Daten verschlüsselt übertragen und in einem deutschen, hochsicheren, nach ISO zertifizierten Rechenzentrum gespeichert. Niemand hat ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung Zugriff auf Ihre Daten. Von Ihren Daten wird täglich ein Backup erzeugt um Datenverluste zu vermeiden. Der Zugriff erfolgt über eine 256bit verschlüsselte Leitung. Das Rechenzentrum in dem CATAMA betrieben wird, verfügt über ein ausgeklügeltes Sicherheits- und Überwachungssystem und eine Zertifizierung nach ISO 27001. Verlieren Sie nie wieder wichtige Daten.

Gern beraten wir Sie persönlich und detailliert über den Einsatz von CATAMA in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns, wir rufen Sie auch gern zurück.

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