Das neue Vorlagen-System revolutioniert Ihre tägliche Belegerfassung: Sie können ab sofort Angebote, Aufträge, Garantieaufträge und interne Belege als wiederverwendbare Vorlagen abspeichern. Erstellen Sie einmal einen perfekten Muster-Beleg mit allen Positionen, Artikeln, Arbeitsschritten, Texten, Rabatten und Einstellungen – und nutzen Sie diesen dann beliebig oft wieder. Das System funktioniert denkbar einfach: Im Belegeditor finden Sie eine neue Option „Als Vorlage speichern“. Nach dem Speichern können Sie beim Anlegen neuer Belege auf „Aus Vorlage erstellen“ klicken und eine Ihrer gespeicherten Vorlagen auswählen. CATAMA übernimmt dann automatisch alle definierten Positionen und Einstellungen. Typische Anwendungsbeispiele sind: Sommer- und Winterreifen-Wechselpakete mit allen Standard-Arbeitsschritten, 100.000 km Inspektionen mit festgelegtem Arbeitsumfang, Standard-Ölwechsel-Pakete, wiederkehrende Wartungsarbeiten für Flottenkunden, oder typische Reparaturangebote für häufige Defekte. Sie müssen anschließend nur noch kundenspezifische Details wie Name, Fahrzeug und individuelle Anpassungen vornehmen – der Großteil der Arbeit ist bereits erledigt. Die Vorlagen bleiben dauerhaft gespeichert und können jederzeit bearbeitet, aktualisiert oder gelöscht werden.

Die automatische Nummerierung der Vorlagen wurde intelligent und flexibel gestaltet: Jeder Vorlagen-Typ (Angebots-Vorlagen, Auftrags-Vorlagen, Garantieauftrags-Vorlagen und Vorlagen für Interne Belege) erhält einen vollständig eigenen, unabhängigen Nummernkreis. In den Systemeinstellungen können Sie für jeden dieser vier Typen individuell konfigurieren, wie die Nummerierung funktionieren soll. Zur Auswahl stehen: täglicher Reset (Zähler beginnt jeden Tag bei 1), monatlicher Reset (Zähler startet jeden Monat neu), oder jährlicher Reset (Standardeinstellung, Zähler wird zum Jahreswechsel zurückgesetzt). Sie können auch völlig ohne Reset arbeiten, sodass die Nummern kontinuierlich hochzählen. Das System speichert für jeden Typ einen eigenen Zählerstand sowie den Zeitpunkt des letzten Resets. Wenn Sie beispielsweise zum 1. Januar den jährlichen Reset aktiviert haben, beginnen alle Vorlagennummern automatisch wieder bei 1. Die Vorlagen-Nummern sind dabei vollständig getrennt von Ihren produktiven Belegnummern, sodass niemals Verwechslungen oder Kollisionen entstehen können. In der Vorlagenübersicht sehen Sie auf einen Blick alle gespeicherten Vorlagen mit ihrer jeweiligen Nummer, dem Erstellungsdatum und einer Kurzbeschreibung. So finden Sie auch bei einer großen Anzahl von Vorlagen sofort die richtige für Ihren aktuellen Bedarf.

CATAMA dokumentiert ab sofort automatisch und lückenlos die komplette Besitzer-Historie jedes einzelnen Fahrzeugs in Ihrem System. Sobald Sie im Fahrzeugstamm den zugeordneten Kunden ändern, erkennt das System dies als Halterwechsel und legt automatisch einen neuen Historieneintrag an. Dieser enthält: den vorherigen Besitzer, den neuen Besitzer, den genauen Zeitpunkt des Wechsels (Datum und Uhrzeit), den Mitarbeiter, der die Änderung vorgenommen hat, sowie den Status des Wechsels. Der Eintrag des vorherigen Besitzers wird mit einem „Besitz bis“-Datum abgeschlossen, während für den neuen Besitzer ein „Besitz ab“-Datum angelegt wird. Sie können die vollständige Historie jederzeit im Fahrzeugstamm über einen neuen Reiter „Halter-Historie“ einsehen. Dort sehen Sie eine chronologische Auflistung aller Besitzerwechsel: Wer hat das Fahrzeug wann von wem übernommen? Diese Information ist besonders wertvoll bei Gebrauchtwagen, die mehrfach den Besitzer gewechselt haben, bei Leasingfahrzeugen mit wechselnden Fahrern, bei Mietwagen-Flotten, oder wenn ein Fahrzeug zunächst als Vorführwagen genutzt und später verkauft wurde. Die Historie kann nicht nachträglich manipuliert werden und bietet dadurch eine rechtssichere Dokumentation. Selbst wenn ein Kunde gelöscht wird, bleibt die Historie erhalten und zeigt den Namen zum Zeitpunkt des Besitzes an.

Zusätzlich zur umfassenden Halter-Historie implementiert CATAMA ein separates, hochperformantes Feld für den aktuellen Fahrzeugbesitzer. Dieses wird bei jedem Halterwechsel automatisch aktualisiert und ist in allen relevanten Bereichen sofort verfügbar. In der Fahrzeugübersicht sehen Sie in einer eigenen Spalte „Aktueller Halter“ direkt den Namen des gegenwärtigen Besitzers – ohne erst Details öffnen zu müssen. In der Fahrzeugsuche können Sie gezielt nach allen Fahrzeugen eines bestimmten Halters filtern. Im Auftragssystem, beim Erstellen von Angeboten oder Rechnungen, wird der aktuelle Halter prominent angezeigt, sodass Sie sofort wissen, mit wem Sie es zu tun haben. Bei der Terminplanung im Werkstattkalender erscheint der Halter automatisch in den Fahrzeugdetails. Das separate Feld sorgt dafür, dass diese häufig benötigte Information blitzschnell verfügbar ist, ohne dass das System erst die komplette Historie durchsuchen muss – ein entscheidender Performance-Vorteil bei großen Datenbeständen mit tausenden von Fahrzeugen. Die Synchronisation zwischen aktuellem Halter und Historie erfolgt vollautomatisch: Sie müssen sich um nichts kümmern, das System hält beide Bereiche immer konsistent. Sollten Sie also nur schnell wissen wollen „Wem gehört das Fahrzeug jetzt?“, finden Sie die Antwort sofort. Für die Frage „Wem hat es früher gehört?“ steht die detaillierte Historie bereit.

CATAMA bietet jetzt eine präzise Dokumentation für den physischen Postversand von Rechnungen – ein wichtiges Feature für die rechtssichere Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs. In der Rechnungsübersicht und im Rechnungsdetail finden Sie eine neue Schaltfläche „Per Post versandt“. Wenn Sie eine Rechnung ausgedruckt und per Briefpost an den Kunden geschickt haben, klicken Sie einfach auf diese Schaltfläche. Das System speichert dann automatisch und unveränderbar das exakte Datum und die Uhrzeit (auf die Sekunde genau) in der Rechnungsdatenbank. In der Rechnungsübersicht erscheint ein deutliches Icon oder eine Markierung, die signalisiert „Diese Rechnung wurde per Post versandt am TT.MM.JJJJ um HH:MM Uhr“. Diese Information ist sowohl in der Listenansicht als auch in den Rechnungsdetails jederzeit sichtbar. Sie können auch gezielt nach per Post versendeten Rechnungen filtern. Die Funktion ist besonders wertvoll für Betriebe, die parallel verschiedene Versandwege nutzen: Manche Kunden erhalten Rechnungen per E-Mail, andere per Post – CATAMA dokumentiert jetzt beide Wege sauber. Bei der Erstellung von Mahnungen oder Zahlungserinnerungen wird das Versanddatum automatisch berücksichtigt und angezeigt. Das System kann optional auch vor dem Mahnen prüfen, ob eine Rechnung überhaupt schon versandt wurde (konfigurierbar). Die Funktion dient ausschließlich der Dokumentation – sie löst keine automatischen E-Mails oder andere Aktionen aus.

Fahrzeugübergabe- und Abholprotokolle sind zentrale Dokumente in Ihrer Werkstatt – sie dokumentieren den Zustand des Fahrzeugs bei Annahme und Übergabe und schützen Sie rechtlich bei späteren Reklamationen. CATAMA registriert ab sofort automatisch jeden Druckvorgang dieser wichtigen Protokolle. Wenn Sie im Auftrag auf „Übergabeprotokoll drucken“ oder „Abholprotokoll drucken“ klicken, speichert das System im Hintergrund einen präzisen Zeitstempel mit Datum, Uhrzeit und dem ausführenden Mitarbeiter. In der Auftragsübersicht erscheinen neue Status-Icons: ein grünes Häkchen signalisiert „Übergabeprotokoll wurde gedruckt am TT.MM.JJJJ“, ein weiteres für das Abholprotokoll. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Icons, sehen Sie den genauen Druckzeitpunkt. In der Detailansicht des Auftrags finden Sie eine eigene Sektion „Protokoll-Status“ mit allen Informationen: Wann wurde welches Dokument von wem gedruckt? Das System unterscheidet zwischen Erstdruck und wiederholten Druckvorgängen – alle Zeitpunkte werden dokumentiert, aber der Erstdruck wird besonders hervorgehoben. Bei Schichtwechseln oder in Teams mit mehreren Mitarbeitern sieht jeder sofort: „Wurde das Übergabeprotokoll für den wartenden Kunden schon ausgedruckt oder muss ich das noch erledigen?“ Das eliminiert Doppelarbeit, vermeidet peinliche Situationen („Wo ist denn das Protokoll?“) und sorgt für reibungslose Abläufe bei der Fahrzeugübergabe.