Mahngebühren – zulässige Höhe und Umsatzsteuer in Deutschland

Wenn Sie als Kfz-Unternehmer Lieferungen oder Leistungen erbringen, stellen Sie dem Kunden üblicherweise eine Rechnung aus. Diese muss innerhalb eines bestimmten Zeitraums beglichen werden. Zahlt der Kunde nicht rechtzeitig, so haben Sie als Unternehmer das Recht, dem Kunden für die Aufwendungen, die durch die Mahnung entstanden sind, eine Mahngebühr bzw. Mahnkosten in Rechnung zu stellen.

Welche Mahngebühren sind zulässig?

Wenn Ihr Kunde Zahlungen versäumt, haben Sie das Recht, Gebühren bzw. Mahngebühren zu erheben. Diese Gebühren mögen nicht sehr hoch sein, aber sie entschädigen Sie für den Aufwand und die Kosten, die das Mahnen verursacht hat. In manchen Fällen können Mahngebühren auch dazu beitragen, einen Kunden zur Zahlung zu motivieren.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Mahngebühren für Ihr Unternehmen festzulegen, gibt es zwei wichtige Punkte, die Sie beachten sollten: 1. Die Gebühr muss in Ihrer Höhe angemessen sein. 2. Die Gebühr muss nachvollziehbar sein und in einem überschaubaren Rahmen bleiben, der Ihren tatsächlichen Aufwand abdeckt.

Wenn Sie sich für ein dreistufiges Mahnverfahren entscheiden, könnte die Mahngebühr für die erste Mahnung 2,50 Euro betragen, für die zweite Mahnung 5,00 Euro und für die dritte Mahnung 7,50 Euro. Diese Zahlen sind nur grobe Richtwerte – Ihre tatsächlichen Kosten (z.B. für Porto, Papier und Umschlag) sowie der Zeitaufwand für das Versenden der Rechnungen sollten bei der Festlegung Ihrer Gebühren stets berücksichtigt werden.

Es ist üblich, für jede Mahnstufe eine Gebühr von 2 bis 3 Euro zu berechnen. In dieser Höhe werden Mahngebühren nicht als unzulässig bewertet. Die sicherste Wahl liegt somit in der Mitte bei 2,50 Euro pro Stufe.

Die Gebühr, die Sie verlangen, muss angemessen sein. Sie sollten in der Lage sein, die Gebühr nachvollziehbar zu machen und sie in einem überschaubaren Rahmen zu halten, der Ihren tatsächlichen Aufwand abdeckt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie gerechtfertigt sind und Ihre Kunden zufrieden sind.

Mahngebühren sind keine Verzugszinsen

Sie können sowohl Mahngebühren als auch Verzugszinsen in Ihrer Mahnung auf die ursprüngliche Rechnungssumme aufschlagen. Das gilt sowohl beim zivilrechtlichen Mahnen als auch beim Weg über das gerichtliche Mahnverfahren, bei dem Sie die geforderte Summe dem Amtsgericht mitteilen – bestehend aus Rechnungssumme, Verzugszinsen und natürlich auch der Mahngebühr Ihrer Wahl.

Sie können bei der Höhe der Mahngebühr relativ frei entscheiden, solange Sie sich im kleinen Spielraum bewegen. (Natürlich können Sie nicht einfach 100,00 Euro statt 2,50 Euro wählen – das würde als unangemessen gelten, und es wäre auch schwierig, dies zu rechtfertigen.) Verzugszinsen hingegen werden genau nach einer festgelegten Formel berechnet, ohne Spielraum.

Sind Mahngebühren umsatzsteuerpflichtig?

Auf Mahngebühren wird keine Umsatzsteuer aufgeschlagen. Wenn Sie eine Mahnung schreiben, mahnen Sie also die ursprüngliche Rechnungssumme an – wenn es sich um eine Rechnung handelt, in der Umsatzsteuer enthalten ist, besteht die Rechnungssumme aus dem Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer. Die Mahngebühren, die zusätzlich auf Ihrer Mahnung erscheinen, bleiben von der Umsatzsteuer unberücksichtigt.

Bitte beachten Sie beim Verbuchen folgendes:

1. Die Mahngebühren werden als sonstige Erträge verbucht und Umsatzsteuer fällt nicht an, da kein Leistungsaustausch vorliegt.
2. Die Zinsen sind als Zinserträge zu verbuchen. Auch hierfür fällt keine Umsatzsteuer an.
3. Die Inkassogebühren stellen Nebenkosten des Geldverkehrs dar. Die Gegenbuchung muss auf das Konto sonstige Erträge gehen – diese Buchung ist also erfolgsneutral und somit steuerfrei!

Mahngebühren – kurz und knackig

Mahngebühren sind somit echte Schadenersatzleistungen und unterliegen daher nicht der Umsatzsteuer. Der Empfänger einer Mahnung, mit darauf befindlichen Mahngebühren, kann ebenfalls nur die Umsatzsteuer der ursprünglichen Rechnungssumme in der Vorsteuererklärung geltend machen. Die sicherste Wahl für die Höhe der Gebühr liegt bei 2,50 Euro pro Mahnstufe.

Die Mahngebühren können Sie im CATAMA im Auftragseditor im Bereich “Mahnwesen” erfassen. Diese werden auf der Mahnung, unter dem Rechnungsbetrag als Mahnkosten ausgegeben.

Sollten Sie Fragen zur Erfassung von Mahnungen im CATAMA haben, steht Ihnen unser Support jederzeit zur Verfügung.