Kfz-Software Glossar: Die wichtigsten Begriffe erklärt
Von Arbeitswerten über DATEV-Export bis TSE-Kasse: Dieses Glossar erklärt die zentralen Begriffe rund um Werkstattsoftware, Dealer-Management und Kfz-Betriebsführung – kompakt und verständlich.
DMS (Dealer-Management-System)
Ein Dealer-Management-System (DMS) ist eine Branchensoftware für Autohäuser und Fahrzeughändler, die Fahrzeugbestand, Verkauf, Werkstatt, Warenwirtschaft und Buchhaltung in einem System bündelt. Moderne DMS wie CATAMA laufen als Cloud-Lösung im Browser.
Werkstattsoftware
Werkstattsoftware unterstützt Kfz-Betriebe bei Terminplanung, Werkstattaufträgen, Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Sie ersetzt Zettelwirtschaft und Insellösungen durch einen durchgängigen digitalen Ablauf vom Termin bis zur Rechnung.
Arbeitswerte (AW)
Arbeitswerte (AW) sind die Zeiteinheiten, in denen Werkstattleistungen kalkuliert werden. Ein AW entspricht je nach Betrieb meist 5, 6 oder 10 Minuten. Werkstattsoftware hinterlegt AW je Tätigkeit und übernimmt sie automatisch in Aufträge und Rechnungen.
Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)
Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG erlaubt Händlern, beim Verkauf gebrauchter Fahrzeuge nur die Differenz zwischen Ein- und Verkaufspreis zu versteuern, wenn beim Ankauf keine Umsatzsteuer ausgewiesen wurde. Kfz-Software erstellt entsprechende Rechnungen automatisch korrekt.
TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Die TSE ist eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung, die in Deutschland für elektronische Kassensysteme vorgeschrieben ist. Sie signiert jeden Kassenbeleg manipulationssicher. Eine TSE-Kasse ist für Kfz-Betriebe mit Barzahlung Pflicht.
Kfz Rechnungsprogramm
Ein Kfz Rechnungsprogramm erstellt Angebote, Aufträge und Rechnungen speziell für Werkstätten und Autohäuser – GoBD-konform, mit E-Rechnung und DATEV-Export.
E-Rechnung
Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können.
DATEV-Export
Der DATEV-Export überträgt Buchungsdaten aus der Kfz-Software in das DATEV-Format des Steuerberaters. Belege müssen so nicht manuell nachgebucht werden – das spart Zeit und reduziert Fehler in der Buchhaltung.
HSN/TSN
HSN (Herstellerschlüsselnummer) und TSN (Typschlüsselnummer) identifizieren ein Fahrzeugmodell eindeutig. Sie stehen in der Zulassungsbescheinigung Teil I und dienen in Kfz-Software zur schnellen Fahrzeugidentifikation.
HU/AU
Die Hauptuntersuchung (HU) prüft die Verkehrssicherheit, die Abgasuntersuchung (AU) die Emissionen eines Fahrzeugs. Werkstattsoftware erinnert Kunden automatisch an fällige HU/AU-Termine und füllt so die Werkstatt planbar.
Reifeneinlagerung
Bei der Reifeneinlagerung lagert der Betrieb die Saisonreifen seiner Kunden ein – dokumentiert mit Lagerplatz, Profiltiefe und Zustand. Software wie der CATAMA Reifenmanager verwaltet Reifensätze, erzeugt Ein- und Auslagerungsbelege und rechnet Gebühren automatisch ab.
Warenwirtschaft
Die Warenwirtschaft (WaWi) verwaltet Artikel, Teile und Bestände eines Betriebs: vom Wareneingang über Lagerbuchungen bis zur Inventur. Im Kfz-Betrieb umfasst sie Ersatzteile, Reifen, Zubehör und Betriebsstoffe.
Werkstattplaner
Ein Werkstattplaner ist die digitale Plantafel der Werkstatt: Termine, Hebebühnen und Mitarbeiter werden übersichtlich geplant, die Auslastung ist auf einen Blick sichtbar. Terminänderungen erfolgen per Drag & Drop.
OCR-Belegerkennung
OCR (Optical Character Recognition) liest Eingangsrechnungen und Dokumente automatisch aus: Lieferant, Belegnummer und Betrag werden erkannt und vorbefüllt. Das beschleunigt die Erfassung von Eingangsbelegen erheblich.
UVV-Prüfung
Die UVV-Prüfung ist die regelmäßige Prüfung von Nutzfahrzeugen und Arbeitsmitteln nach den Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften. Software erinnert an fällige Fristen – wichtig für Betriebe mit Flottenkunden.
Cloud-Software (SaaS)
Cloud-Software (Software as a Service) läuft auf Servern des Anbieters und wird im Browser genutzt. Updates, Backups und Wartung übernimmt der Anbieter; abgerechnet wird per monatlichem Abo. Wichtig für Kfz-Betriebe: ein Rechenzentrum in Deutschland für DSGVO-Konformität.
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