Software für Autoaufbereitung & Fahrzeugpflege
Zwei Fahrzeuge in der Box, eines wartet auf den Abholtermin, und das Autohaus will am Monatsende eine Rechnung über alle acht. CATAMA ist die Software für Autoaufbereitung, die Zustandsaufnahme, Paketkalkulation, Terminplanung und Abrechnung an einer Stelle zusammenhält – vom selbstständigen Aufbereiter bis zur Aufbereitungsabteilung im Autohaus.
Cloudbasiert · Rechenzentrum in Karlsruhe · GoBD- und DSGVO-konform
Woran die Verwaltung im Aufbereitungsbetrieb hängt
Die Arbeit am Fahrzeug können Sie. Aufgehalten werden Sie von dem, was daneben liegt.
Kalkuliert wird im Kopf
Der Pauschalpreis für die Innenreinigung steht seit zwei Jahren. Dann kommt ein Raucherfahrzeug mit Tierhaaren, die Zweistufenpolitur zieht sich, und am Freitag wissen Sie, dass der Auftrag nicht getragen hat – nur nicht, um wie viel. Das Angebot ging per WhatsApp raus und steht nirgends.
„Der Kratzer war vorher da“
Der Kunde holt ab und zeigt auf die Stoßstange. Sie wissen, dass der Schaden bei der Annahme schon da war – beweisen können Sie es nicht. Die Fotos liegen auf dem Privathandy des Kollegen, der heute frei hat.
Dreißig Rechnungen für einen Kunden
Das Autohaus bringt Leasingrückläufer einzeln, wie sie hereinkommen. Ihr bester Kunde – und der, für den Sie am Monatsende Lieferscheine sortieren, weil die Buchhaltung dort eine Rechnung erwartet, nicht dreißig.
Der Kalender an der Wand
Die Keramikversiegelung braucht ihre Aushärtezeit, der Platz ist so lange blockiert. Im Papierkalender steht dafür ein Kreuz bei Dienstag. Wer am Telefon einen Abholtermin zusagen soll, rät.
Von der Fahrzeugannahme bis zur Rechnung
CATAMA folgt der Reihenfolge, in der Sie ohnehin arbeiten – nichts wird zweimal erfasst.
Annahme und Zustandsaufnahme
Das Fahrzeug kommt herein, Sie legen es mit Kennzeichen und Fahrzeugdaten an und halten den Zustand fest, bevor Sie anfangen: Flugrost auf der Motorhaube, Hologramme im Lack, Brandloch im Fahrersitz. Die Fotos hängen in der Fahrzeugverwaltung am Fahrzeug statt im Chatverlauf – mit Datum, für jeden im Betrieb sichtbar.
Angebot und Paketkalkulation
Ihre Leistungspakete liegen als Vorlage bereit und gehen mit wenigen Klicks ins Angebot: Aufbereitung klein, Aufbereitung groß, Lackdekontamination, Keramikversiegelung, Lederaufbereitung. Zuschläge für Raucherfahrzeug, Tierhaare oder starke Verschmutzung ergänzen Sie als eigene Position – mehr dazu unter Angebote und Kalkulation.
Termin- und Boxenplanung
Ihre Plätze legen Sie als eigene Ressourcen an – so, wie Sie sie im Betrieb nennen: Aufbereitungsplatz 1, Waschplatz, Polierbox. Der Termin hängt an Kunde und Fahrzeug, belegt einen dieser Plätze und hält ihn über den ganzen eingetragenen Zeitraum besetzt – auch über Nacht und über mehrere Tage, solange die Versiegelung aushärtet. Über den Termin- und Werkstattplaner sehen Sie, welcher Platz wann belegt ist und was noch frei bleibt – und sagen einen Abholtermin zu, ohne zu raten.
Auftrag, Zeiterfassung und Abnahme
Aus dem Angebot wird der Auftrag, ohne dass jemand Positionen abtippt. Die Arbeitszeit wird auf den Auftrag erfasst – am Ende steht dort beides nebeneinander: was Sie kalkuliert haben und wie lange das Fahrzeug tatsächlich gebraucht hat.
Bei der Nachkontrolle kommen die Nachher-Fotos dazu. Kontakte und Kunden führt Ansprechpartner, Fahrzeuge und vergangene Aufträge zusammen, sodass Sie zum nächsten Pflegeintervall wissen, wen Sie womit ansprechen.
Rechnung, Sammelrechnung und E-Rechnung
Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, GoBD-konform und auf Wunsch als E-Rechnung. Gutschriften und Lieferscheine laufen im selben Beleglauf mit – siehe Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine.
Händleraufbereitung und Leasingrückläufer
Der Händlerkunde ist der lukrativste – und der verwaltungsintensivste. Er bringt Fahrzeuge stückweise und will am Monatsende nicht dreißig Belege, sondern einen. Über Sammelbestellungen und Sammelrechnungen fassen Sie die Aufträge eines Auftraggebers zu einer Rechnung zusammen. Jedes Fahrzeug bleibt darin eine eigene Position, die Buchhaltung auf der Gegenseite bekommt trotzdem nur einen Beleg.
Der zweite Punkt ist die Absicherung. Bei Leasingrückläufern diskutiert nicht der Privatkunde mit Ihnen, sondern der Verkaufsleiter. Zustandsaufnahme, Fotos vor und nach der Arbeit und die abgerechneten Positionen liegen am selben Fahrzeug. Kommt drei Wochen später die Frage, was an dem Passat gemacht wurde, ist das eine Sache von Sekunden.
- Eine Sammelrechnung statt dreißig Einzelrechnungen
- Leistungspakete einmal anlegen, je Auftrag übernehmen
- Zustand und Fotos je Fahrzeug als Nachweis
- Dokumentenablage mit OCR und digitaler Unterschrift
Für welche Betriebe die Software gemacht ist
Selbstständige Aufbereiter und Zwei-Mann-Betriebe. Kein Server, keine Installation, keine IT im Haus. Sie melden sich im Browser an – im Büro oder am Tablet in der Halle.
Autopflege- und Detailing-Studios. Wer mit Keramikversiegelung, Lackkorrektur und Lederaufbereitung im höherpreisigen Bereich arbeitet, verkauft Nachvollziehbarkeit mit. Zustand, Arbeitsschritte und Ergebnis dokumentiert – das ist beim anspruchsvollen Kunden Teil der Leistung.
Aufbereitungsabteilungen im Autohaus. Gebrauchtwagen müssen vor dem Verkauf standfertig sein, und die Aufbereitungskosten gehören in die Kalkulation. Wie das mit Ankauf und Bestand zusammengeht, zeigt die Software für den Kfz-Handel.
Werkstätten mit Aufbereitung als zweitem Standbein. Reparatur und Aufbereitung laufen in einem System, mit denselben Kunden, Fahrzeugen und Terminen – Details unter Software für Kfz-Werkstätten.
Häufige Fragen zur Software für die Autoaufbereitung
Lässt sich nach Fahrzeugklasse und Verschmutzungsgrad kalkulieren?
Sie legen Ihre Leistungspakete als Vorlage an – etwa Innenreinigung für Kleinwagen, Kombi und Transporter – und übernehmen sie ins Angebot. Zuschläge für Raucherfahrzeug oder Tierhaare ergänzen Sie als eigene Position. Die Sätze setzen Sie selbst – CATAMA hält sie fest, statt sie automatisch hochzurechnen.
Wie belastbar ist der Zustandsnachweis bei einer Reklamation?
Vorher- und Nachher-Fotos liegen mit Datum am Fahrzeug in der Fahrzeugverwaltung, und jeder im Betrieb kommt daran. Dokumente lassen sich im DMS ablegen und digital unterschreiben.
Bekommt mein Autohaus-Kunde eine Rechnung im Monat statt dreißig?
Ja. Die Aufträge eines Auftraggebers lassen sich zu einer Sammelrechnung zusammenfassen. Jedes Fahrzeug bleibt darin eine eigene Position, die Buchhaltung verbucht trotzdem nur einen Beleg.
Kann ich wiederkehrende Leistungspakete als Vorlage hinterlegen?
Ja, das ist der Normalfall. Pakete werden einmal angelegt und danach ausgewählt statt neu getippt. Ändert sich Ihr Preis, ändern Sie ihn an der Vorlage.
Wie bilde ich einen Platz ab, der zwei Tage durch Aushärtezeit belegt ist?
Sie legen den Platz als eigene Ressource an und benennen ihn so, wie er im Betrieb heißt. Der Termin hängt an Kunde und Fahrzeug, belegt diesen Platz und hält ihn über den ganzen eingetragenen Zeitraum besetzt – auch über Nacht und über mehrere Tage. In der Auslastung sehen Sie, welche Plätze in dieser Zeit noch frei sind.
Kann ich die Arbeitszeit je Fahrzeug erfassen?
Ja, Zeiten werden auf den Auftrag erfasst. Damit steht dort beides nebeneinander: was Sie kalkuliert haben und wie lange das Fahrzeug tatsächlich gebraucht hat.
Kann ich Bestandskunden zum nächsten Pflegeintervall wieder ansprechen?
Im CRM liegt zu jedem Kunden die Historie mit dem zugeordneten Fahrzeug: wer wann zuletzt da war und welches Paket er hatte. CATAMA verschickt nichts von allein – die Daten für Ihre Ansprache liegen aber beisammen.
Lohnt sich das für einen Ein- oder Zwei-Mann-Betrieb?
Dort liegt der größte Teil des Gewerbes. Sie brauchen keinen Server und keine IT. Wie viel Sie nutzen, entscheiden Sie – Zustandsfotos und Angebot aus der Vorlage bringen ab Tag eins etwas.
Wir machen Aufbereitung und Werkstatt – geht beides in einem System?
Ja. Dasselbe System, dieselben Kunden, Fahrzeuge, Termine und Belege. Ob in der Auftragszeile eine Zweistufenpolitur oder ein Bremsenwechsel steht, macht keinen Unterschied.
Was bedeutet der Einstieg praktisch?
CATAMA läuft in der Cloud, ohne Installation, im Browser auf PC, Mac und Tablet. Die Daten liegen in einem deutschen Rechenzentrum in Karlsruhe, die Abrechnung ist GoBD-konform, der Datenschutz DSGVO-konform. Sie registrieren sich und testen 14 Tage kostenfrei.
Die nächsten acht Fahrzeuge sauber dokumentiert
Testen Sie CATAMA 14 Tage kostenfrei – von der Zustandsaufnahme bis zur Sammelrechnung für das Autohaus.