ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden zentralen E-Rechnungsformate in Deutschland. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau und Einsatz. Dieser Beitrag erklärt die Unterschiede und zeigt, welches Format Kfz-Betriebe wann nutzen sollten.
Key Takeaways
- XRechnung ist ein reines XML-Format, vor allem für öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebettetem XML – lesbar für Mensch und Maschine.
- Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und gelten als gültige E-Rechnung.
- Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
- CATAMA erstellt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat, das automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Versandpflicht wird umsatzabhängig ausgeweitet. Ein per E-Mail verschicktes PDF gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung.
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist ein reines XML-Format und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland. Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten ohne sichtbares Rechnungsbild und wird von Behörden automatisiert verarbeitet.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es kombiniert ein sichtbares PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. So kann die Rechnung von Menschen gelesen und zugleich maschinell verarbeitet werden. ZUGFeRD ist besonders im B2B-Bereich verbreitet, weil Empfänger die Rechnung wie gewohnt als PDF ansehen können.
ZUGFeRD oder XRechnung: die Unterschiede
- Aufbau: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML.
- Lesbarkeit: ZUGFeRD ist für Menschen direkt lesbar, XRechnung benötigt einen Viewer.
- Einsatz: XRechnung dominiert im Behördenverkehr (B2G), ZUGFeRD im B2B.
- Norm: Beide erfüllen EN 16931 und sind gültige E-Rechnungen.
Welches Format sollten Kfz-Betriebe nutzen?
Für die meisten Kfz-Betriebe im B2B-Geschäft ist ZUGFeRD praktisch, weil Kunden die Rechnung weiterhin als PDF sehen. Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, braucht die XRechnung. Am einfachsten ist eine Software, die beide Formate beherrscht: Die E-Rechnung-Software von CATAMA erzeugt XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Kfz-Rechnungsprogramm und archiviert alle Belege GoBD-konform.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format vor allem für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML für den B2B-Bereich. Beide erfüllen die Norm EN 16931.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja. ZUGFeRD (ab dem Profil EN 16931) erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF ohne strukturierte XML-Daten gilt nicht als E-Rechnung.
Welches Format erzeugt CATAMA?
CATAMA erstellt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und kann eingehende E-Rechnungen empfangen und archivieren.
