CATAMA: Die ideale Software für Kfz Werkstätten und Handel der PKW Branche

CATAMA ist eine cloudbasierte Software für Kfz Werkstätten und Handel der PKW Branche, die Serviceprozesse und Fahrzeugverkauf in einem einzigen System vereint. Statt mit getrennten Insellösungen für Werkstatt, Handel und Buchhaltung zu arbeiten, bildet CATAMA den gesamten Betriebsablauf ab – von der Fahrzeugannahme über die Werkstattsteuerung bis zum Fahrzeugverkauf und der Nachbetreuung. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler und mehr Umsatz pro Mitarbeiter.

Key Takeaways

• Ein System für alles: CATAMA ersetzt mehrere Einzellösungen durch eine integrierte Plattform für Werkstatt und Handel.
• Cloud-basiert: Kein lokaler Server nötig, Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung.
• Skalierbar: Geeignet für Einzelwerkstätten ab einer Person bis hin zu Mehrstandort-Betrieben mit mehreren Teams.
• Schnellere Abläufe: Termine, Aufträge, Teilebestellung und Kundenkommunikation laufen zentral zusammen.
• Stärkere Kundenbindung: CRM-Funktionen mit automatischen Erinnerungen für HU/AU, Inspektionen und Reifenwechsel.
• Saubere Abrechnung: Angebote, Aufträge und Rechnungen werden einheitlich und GoBD-konform erstellt.
• Schnittstellen vorhanden: Anbindung an Teilekataloge (Partslink24, Repdoc), Großhändler (Stahlgruber/Stakis) und Buchhaltungssysteme.
• Kostenlose Testversion verfügbar: CATAMA kann unverbindlich getestet werden, bevor eine Entscheidung fällt.
• PKW-Fokus: Primär für die PKW-Branche entwickelt, aber auch für verwandte Fahrzeugbereiche einsetzbar.

Was kann CATAMA Software alles für eine Werkstatt leisten?

CATAMA deckt den kompletten Werkstattalltag ab: von der Terminvergabe und Direktannahme über die Auftragssteuerung und Teilebestellung bis zur Rechnungsstellung und Kundennachbetreuung. Alle Prozesse greifen in einem System ineinander, sodass keine Daten doppelt gepflegt werden müssen.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

Ein konkretes Beispiel: Ein Kunde ruft an, um einen Inspektionstermin zu vereinbaren. Der Mitarbeiter an der Theke sieht sofort die Fahrzeughistorie, den letzten Service, fällige HU/AU-Termine und offene Empfehlungen. Der Termin wird im Werkstattplaner eingetragen, der Auftrag vorbereitet, und der Mechaniker sieht am nächsten Morgen direkt, welche Teile bereitliegen müssen.

Häufiger Fehler: Viele Betriebe nutzen separate Tools für Terminplanung, Rechnungsstellung und Kundenverwaltung. Das führt zu Medienbrüchen – Daten werden mehrfach eingegeben, Informationen gehen verloren. CATAMA eliminiert dieses Problem, weil alles in einer Datenbank liegt.

Was macht CATAMA anders als Standard-Werkstatt-Software?

Der entscheidende Unterschied: CATAMA ist keine reine Werkstattsoftware und kein reines Handelssystem, sondern beides in einem. Während die meisten Lösungen am Markt entweder auf Service oder auf Fahrzeugverkauf spezialisiert sind, verbindet CATAMA beide Welten.

Drei Kernunterschiede

1. Werkstatt + Handel = ein System. Betriebe, die sowohl Fahrzeuge reparieren als auch verkaufen, brauchen keine zwei Programme mehr. Fahrzeugdaten, Kundenhistorie und Verkaufsprozesse sind direkt verknüpft. Wer sich für die Komplettlösung für Werkstatt und Handel interessiert, findet dort eine detaillierte Funktionsübersicht.
2. Cloud-nativ statt nachträglich cloudifiziert. CATAMA wurde von Anfang an als Cloud-Lösung gebaut. Das bedeutet: kein lokaler Server, automatische Updates, Zugriff von überall. Ältere Programme wurden oft nachträglich „in die Cloud gebracht“, was zu Leistungsproblemen und eingeschränkter Funktionalität führt.
3. Modularer Aufbau mit klarer Skalierung. Vom Einzelunternehmer bis zum Mehrstandort-Betrieb – CATAMA wächst mit. Es gibt verschiedene Editionen (Professional, Enterprise, Unlimited), die sich an Betriebsgröße und Funktionsumfang orientieren.

Entscheidungsregel: Wähle CATAMA, wenn dein Betrieb Werkstatt und Handel unter einem Dach vereint oder wenn du von mehreren Insellösungen auf ein einziges System umsteigen willst.

Welche Vorteile hat CATAMA gegenüber älteren Werkstattverwaltungsprogrammen?

Ältere Werkstattverwaltungsprogramme basieren häufig auf lokalen Installationen, arbeiten mit starren Masken und bieten keine echte Integration zwischen Werkstatt, Handel und CRM. CATAMA löst diese Einschränkungen durch eine moderne, cloudbasierte Architektur.

Vorteile im direkten Vergleich

Ein konkreter Vorteil: Die Stakis 4.0 Integration ermöglicht es, Teile direkt aus dem Auftrag heraus bei Stahlgruber zu bestellen – ohne Systemwechsel, ohne Copy-Paste, ohne Fehlerquellen.

Edge Case: Betriebe, die ausschließlich mit einem einzigen Großhändler arbeiten und keinerlei Fahrzeughandel betreiben, kommen möglicherweise auch mit einer einfacheren Lösung aus. Sobald aber mehrere Lieferanten, Fahrzeugverkauf oder Filialen ins Spiel kommen, wird der Vorteil einer integrierten Software für Kfz Werkstätten und Handel der PKW Branche deutlich.

Welche Funktionen hat CATAMA für Kundenmanagement und Werkstattplanung?

Das CRM in CATAMA verwaltet Kundenkontakte, Fahrzeugzuordnungen, Kommunikationshistorie und automatische Erinnerungen. Die Werkstattplanung zeigt Kapazitäten, Auftragsstatus und Mitarbeiterauslastung in Echtzeit.

Kundenmanagement (CRM)

• Kundenakte: Alle Kontaktdaten, Fahrzeuge, vergangene Aufträge und offene Angebote auf einen Blick.
• Automatische Erinnerungen: HU/AU-Termine, Inspektionsintervalle, Reifenwechsel und Servicekampagnen werden automatisch nachverfolgt.
• Follow-up-Steuerung: Nach einem Werkstattbesuch oder Fahrzeugverkauf können automatisierte Nachfass-Aktionen ausgelöst werden.
• Interessentenverwaltung: Potenzielle Käufer werden strukturiert erfasst und dem passenden Fahrzeug zugeordnet.

Mehr zu den Möglichkeiten der Kundenbindung im Autohaus zeigt der verlinkte Ratgeber.

Werkstattplanung

• Visueller Werkstattplaner: Aufträge werden per Drag-and-Drop auf Hebebühnen und Mitarbeiter verteilt.
• Echtzeit-Status: Jeder sieht, ob ein Auftrag „in Arbeit“, „wartet auf Teile“ oder „fertig“ ist.
• Kapazitätsübersicht: Freie Slots und Engpässe sind sofort erkennbar.
• Zeiterfassung gegen Aufträge: Arbeitszeiten werden direkt dem jeweiligen Auftrag zugeordnet, was die Nachkalkulation vereinfacht.

Typischer Nutzen: Ein Werkstattmeister mit zehn offenen Aufträgen sieht morgens um 7:30 Uhr auf dem Werkstattplaner, welche Teile eingetroffen sind, welcher Mechaniker welchen Auftrag bearbeitet und welche Kunden heute ihr Fahrzeug abholen. Ohne diese Übersicht beginnt der Tag mit Rückfragen und Sucherei.

Für welche Größe von Kfz-Betrieben ist CATAMA am besten geeignet?

CATAMA eignet sich für Kfz-Betriebe jeder Größe – vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Mehrstandort-Unternehmen mit mehreren Teams. Die verschiedenen Editionen sind auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten.

Welche Edition passt zu welchem Betrieb?

• CATAMA Professional: Für mittelgroße Betriebe mit Werkstatt und Handel, die den vollen Funktionsumfang brauchen.
• CATAMA Enterprise: Für größere Betriebe mit mehreren Abteilungen oder Standorten.
• CATAMA Unlimited: Für Betriebe, die maximale Flexibilität und individuellen Support benötigen.

Wie teuer ist CATAMA im Vergleich zu anderen Werkstatt-Softwarelösungen?

CATAMA arbeitet mit einem monatlichen Abo-Modell. Die genauen Preise hängen von der gewählten Edition und dem Funktionsumfang ab. Aktuelle Preise und Pakete sind auf der CATAMA Produktseite einsehbar.

Kostenvergleich: Worauf achten?

Beim Vergleich mit anderen Anbietern wie WerKS+, KSR oder Carly ist nicht nur der Monatspreis relevant:

• Versteckte Kosten: Manche Anbieter berechnen Updates, Schnittstellen oder zusätzliche Arbeitsplätze separat.
• Server-Kosten: Lokale Lösungen erfordern eigene Hardware, Wartung und Backup – das kostet zusätzlich.
• Schulungskosten: Bei CATAMA ist der Support je nach Edition im Preis enthalten.
• Zeitersparnis: Eine integrierte Lösung spart täglich Arbeitszeit, die bei getrennten Systemen für Doppelerfassung draufgeht.

Häufiger Denkfehler: Betriebe vergleichen nur den Monatspreis und übersehen, dass sie mit einer Insellösung zusätzlich für Buchhaltungssoftware, Teilekatalog-Anbindung und CRM-System zahlen. CATAMA bündelt diese Funktionen.

Welche Schnittstellen hat CATAMA zu anderen Systemen wie Buchhaltung?

CATAMA bietet Schnittstellen zu Teilegroßhändlern, Teilekatalogen, Buchhaltungssystemen und weiteren branchenrelevanten Diensten. Dadurch entfällt die manuelle Datenübertragung zwischen verschiedenen Programmen.

Wichtige Schnittstellen

• Stakis / Stahlgruber: Direkte Teilebestellung aus dem Auftrag heraus.
• Partslink24: Zugriff auf Original-Teilekataloge der Hersteller.
• Repdoc: Reparaturkosten und Ersatzteilinformationen direkt im System.
• Buchhaltung: Export-Funktionen für gängige Buchhaltungsprogramme (z. B. DATEV-kompatible Formate).
• E-Rechnung / XRechnung: Unterstützung für die gesetzlich geforderte elektronische Rechnungsstellung.
• OCR-Fahrzeugerfassung: Automatische Erkennung von Fahrzeugdaten aus Dokumenten.

Eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Schnittstellen findet sich auf der CATAMA-Website.

Wie läuft die Implementierung und Mitarbeiterschulung bei CATAMA ab?

Die Einführung von CATAMA erfolgt in der Regel in wenigen Schritten: Registrierung, Grundkonfiguration, Datenübernahme (falls gewünscht) und Schulung. Da CATAMA cloudbasiert ist, entfällt die Installation auf lokalen Rechnern.

Typischer Ablauf

1. Kostenlose Testphase: Zunächst kann CATAMA unverbindlich getestet werden.
2. Grundkonfiguration: Betriebsdaten, Mitarbeiter, Hebebühnen und Standardleistungen werden eingerichtet.
3. Datenübernahme: Bestehende Kundendaten und Fahrzeugdaten können importiert werden.
4. Schulung: CATAMA bietet Online-Schulungen und Support an. Je nach Edition ist persönlicher Support enthalten.
5. Go-Live: Nach der Einrichtung kann sofort produktiv gearbeitet werden.

Zeitrahmen: Für einen kleinen Betrieb ist die Grundeinrichtung oft innerhalb weniger Tage abgeschlossen. Größere Betriebe mit umfangreicher Datenübernahme sollten ein bis zwei Wochen einplanen.

Was sind typische Fehler bei der Einführung von CATAMA Software?

Der häufigste Fehler ist, die alte Arbeitsweise 1:1 in das neue System zu übertragen, statt die Prozesse an die Möglichkeiten der Software anzupassen. CATAMA bietet strukturierte Abläufe – wer diese ignoriert, verschenkt den größten Teil des Effizienzgewinns.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Keine klare Zuständigkeit: Mindestens eine Person im Betrieb sollte als „CATAMA-Verantwortlicher“ benannt werden, der die Einführung koordiniert.
2. Schulung überspringen: Mitarbeiter, die nicht geschult werden, nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen und fallen in alte Gewohnheiten zurück.
3. Daten nicht bereinigen: Vor der Übernahme alter Kundendaten sollten Dubletten und veraltete Einträge aussortiert werden.
4. Zu viel auf einmal: Besser ist es, mit den Kernfunktionen (Aufträge, Rechnungen, Terminplanung) zu starten und weitere Module schrittweise zu aktivieren.
5. Kein Feedback einholen: Nach zwei bis vier Wochen sollte im Team besprochen werden, was gut läuft und wo Nachbesserung nötig ist.

Kann CATAMA auch für Motorrad- oder Lkw-Werkstätten verwendet werden?

CATAMA ist primär als Software für Kfz Werkstätten und Handel der PKW Branche konzipiert. Die Kernfunktionen – Auftragsverwaltung, Werkstattplanung, Abrechnung und CRM – sind aber grundsätzlich auch für Motorrad- oder Lkw-Betriebe nutzbar.

Einschränkungen: Spezifische Funktionen wie Teilekatalog-Schnittstellen sind auf PKW-Teileanbieter ausgerichtet. Wer ausschließlich Lkw oder Motorräder betreut, sollte prüfen, ob die benötigten Lieferanten-Schnittstellen vorhanden sind. Für gemischte Betriebe (PKW + Motorrad) funktioniert CATAMA in der Regel problemlos, da die Auftrags- und Kundenverwaltung fahrzeugtypunabhängig arbeitet.

Empfehlung: Bei Unsicherheit lohnt sich ein Test mit der kostenlosen Testversion, um die Eignung für den eigenen Betrieb zu prüfen.

Gibt es eine kostenlose Testversion von CATAMA?

Ja. CATAMA bietet eine kostenfreie Testphase an, in der alle Kernfunktionen ausprobiert werden können. Die Registrierung erfolgt online, ohne Verpflichtung und ohne Angabe von Zahlungsdaten.

Die kostenlose Registrierung ist direkt über die CATAMA-Website möglich. So lässt sich vor einer Kaufentscheidung prüfen, ob die Software zum eigenen Betrieb passt.

Besserer Fahrzeugverkauf mit der richtigen Software für Kfz Werkstätten und Handel der PKW Branche

Viele Kfz-Betriebe verkaufen neben dem Werkstattgeschäft auch Gebraucht- oder Neufahrzeuge. CATAMA bildet den gesamten Verkaufsprozess ab – vom Erstkontakt über die Fahrzeugpräsentation bis zur Übergabe und Nachbetreuung.

Was CATAMA im Handel leistet

• Fahrzeugbestandsverwaltung: Alle Fahrzeuge mit Fotos, Dokumenten, Kosten und Status auf einen Blick.
• Verkaufsprozess: Interessenten werden erfasst, Angebote erstellt, Probefahrten dokumentiert und Verkaufsabschlüsse nachverfolgt.
• Differenzbesteuerung: Für den Gebrauchtwagenhandel relevante Abrechnungsformen sind integriert.
• Dokumentenverwaltung: Kaufverträge, Übergabeprotokolle und weitere Unterlagen werden zentral gespeichert.

Die Software für den Kfz-Handel zeigt im Detail, wie CATAMA den Fahrzeugverkauf strukturiert.

Praxisbeispiel: Ein Kunde bringt sein Fahrzeug zum Reifenwechsel. Während des Gesprächs erwähnt er, dass er über einen Fahrzeugwechsel nachdenkt. Der Mitarbeiter kann direkt im selben System passende Fahrzeuge aus dem Bestand zeigen, ein Angebot erstellen und den Interessenten im CRM als potenziellen Käufer markieren – ohne Systemwechsel.

Mehr Ertrag durch Effizienz: Wie CATAMA Produktivität und Umsatz steigert

Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet mehr Zeit für produktive Arbeit. CATAMA reduziert manuelle Eingaben, vermeidet Doppelerfassungen und sorgt dafür, dass Verkaufschancen nicht verloren gehen.

Konkrete Effizienzgewinne

• Weniger Medienbrüche: Daten werden einmal erfasst und stehen überall zur Verfügung.
• Schnellere Rechnungsstellung: Aus dem Auftrag wird per Klick eine Rechnung – inklusive aller Positionen und Arbeitswerte.
• Bessere Auslastung: Der Werkstattplaner zeigt freie Kapazitäten, sodass Lücken gezielt gefüllt werden können.
• Strukturierte Verkaufschancen: Kein Interessent geht verloren, weil Follow-ups automatisch angestoßen werden.
• Transparenz für das Team: Jeder Mitarbeiter weiß, was als Nächstes ansteht, welche Teile fehlen und welcher Auftrag Priorität hat.

Wer tiefer in das Thema einsteigen möchte, findet im Ratgeber Wie Kfz-Werkstätten mit CATAMA Software Zeit und Geld sparen weitere Praxisbeispiele.

FAQ

Was ist CATAMA?
CATAMA ist eine cloudbasierte Software für Kfz Werkstätten und Handel der PKW Branche. Sie vereint Werkstattsteuerung, Fahrzeughandel, CRM, Abrechnung und Warenwirtschaft in einem System.

Brauche ich einen eigenen Server für CATAMA?
Nein. CATAMA läuft komplett in der Cloud. Ein aktueller Browser und eine Internetverbindung reichen aus.

Kann ich meine bestehenden Kundendaten in CATAMA importieren?
Ja. CATAMA bietet Importfunktionen für Kunden- und Fahrzeugdaten. Bei größeren Datenmengen unterstützt der CATAMA-Support beim Import.

Funktioniert CATAMA auch auf Tablets?
Ja. Da CATAMA browserbasiert ist, kann es auf Tablets, Laptops und Desktop-PCs genutzt werden – auch direkt in der Werkstatt an der Hebebühne.

Wie oft wird CATAMA aktualisiert?
CATAMA erhält regelmäßige Updates mit neuen Funktionen und Verbesserungen. Da die Software cloudbasiert ist, werden Updates automatisch eingespielt, ohne dass der Betrieb aktiv werden muss.

Kann ich CATAMA nur für die Werkstatt nutzen, ohne den Handelsbereich?
Ja. Die Module sind flexibel. Wer keinen Fahrzeughandel betreibt, kann die Handelsfunktionen einfach deaktiviert lassen und nur die Werkstattfunktionen nutzen.

Unterstützt CATAMA die E-Rechnung / XRechnung?
Ja. CATAMA unterstützt die gesetzlich geforderte elektronische Rechnungsstellung, inklusive XRechnung-Format.

Gibt es einen telefonischen Support?
Ja, je nach gewählter Edition. Die höheren Editionen (Enterprise, Unlimited) bieten erweiterten Support inklusive persönlicher Betreuung. Für alle Editionen steht ein Kontakt- und Supportbereich zur Verfügung.

Wie lange dauert die Einrichtung?
Für kleine Betriebe ist die Grundeinrichtung in wenigen Tagen möglich. Größere Betriebe mit umfangreicher Datenübernahme sollten ein bis zwei Wochen einplanen.

Fazit: Warum CATAMA die richtige Wahl für Kfz-Betriebe ist

Die Anforderungen an Kfz-Betriebe steigen: Kunden erwarten schnelle Kommunikation, transparente Preise und professionelle Abläufe. Gleichzeitig wird der Verwaltungsaufwand durch E-Rechnung, Datenschutz und digitale Dokumentation nicht kleiner. Eine spezialisierte Software für Kfz Werkstätten und Handel der PKW Branche wie CATAMA ist kein Luxus, sondern eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit.

Nächste Schritte

1. Testen: Die kostenlose Testversion nutzen und CATAMA im eigenen Betrieb ausprobieren.
2. Vergleichen: Die verschiedenen Editionen und Preise prüfen und die passende Variante auswählen.
3. Planen: Einen internen Verantwortlichen für die Einführung benennen und einen realistischen Zeitplan aufstellen.
4. Schulen: Alle Mitarbeiter einbeziehen, damit das System ab Tag eins produktiv genutzt wird.
5. Optimieren: Nach vier Wochen im Team besprechen, welche Funktionen gut laufen und wo Anpassungen sinnvoll sind.

Wer Werkstatt und Handel in einem System abbilden, Verwaltungsaufwand reduzieren und Kundenbindung stärken will, findet in CATAMA eine durchdachte Lösung, die mit dem Betrieb mitwächst.