Proformarechnung – Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proformarechnung ist ein Beleg im Bereich der Abrechnung, der den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert. Die Proformarechnung wird zur Wertausweisung ausgestellt.

Insgesamt dient die Proformarechnung primär steuerlichen Zwecken. Eine Proformarechnung ist per Definition aber keine echte Rechnung. Sie fordert den Empfänger nicht zur Zahlung auf. Sie dient dazu, den Wert einer Warensendung darzulegen.

Proformarechnungen im Export

Haupteinsatzbereich der Proformarechnung sind Exportgeschäfte mit nicht EU-Ländern. Unter Nutzung dieser ist es möglich, kostenlos Waren und Produkte an Geschäftspartner zu versenden. Die Proformarechnung gilt dabei als Beleg für Waren, die keinen Handelswert besitzen. Die Proformarechnung liegt in der Regel einer Warensendung bei, da sie die Ware genauer deklariert und somit wichtig für die Zollabwicklung ist.

Erzeugung von Proformarechnungen in CATAMA Software

Proformarechnung können in CATAMA Software mit einem Klick im Bereich der Faktura zu normalen Aufträgen und Rechnungen erzeugt werden, um den Wert einer Warensendung, zum Beispiel wie angeführt für steuerliche Zwecke, darlegen zu können.

Durch die Beilage der Proformarechnung werden für Warensendungen ins Ausland kein pauschaler Zoll erhoben. Der Zoll nutzt bei Lieferungen, denen die Proformarechnung beiliegt, den tatsächlich gezahlten Preis als Grundlage.

Proformarechnung als Vorab-Rechnung

Ein weiterer Einsatzbereich der Proformarechnung ist die Nutzung als Vorabkopie einer Rechnung. In CATAMA Software können Proformarechnungen also auch erzeugt werden, um eine später zu versendende Rechnung vor anzukündigen. In diesem Fall enthält die Proformarechnung die Adresse und Kontodaten des Lieferanten, den Preis der Waren und Dienstleistungen sowie die Zahlungsbedingungen, Lieferkonditionen und die Bezeichnung der Ware.

Welcher Warenwert muss angegeben werden?

Bei einer Proformarechnung für den Export muss eine s.g. Wertangabe zur Sendung erfolgen. Sind keine realistischen Vorstellungen und Kalkulationen über den Warenwert der Sendung vorhanden, sollte eine Herabstufung des Warenwerts, mit dem Ziel bestimmte Wertgrenzen nicht zu überschreiten, vermieden werden. Ein Warenwert, der nicht der Wirklichkeit entspricht, fällt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung auf. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Anmeldung des präzisen Warenwerts zu einem späteren Zeitpunkt oder
• Abgabe einer s.g. unvollständigen Zollanmeldung mit einem Hinweis auf den Zollwert.

Proformarechnungen in der eigenen Buchhaltung

In der Faktura und Buchhaltung werden Proformarechnungen auch als debitorische und kreditorische Rechnungsabgrenzungen genutzt. Eine Proformarechnung kann dabei in CATAMA Software mit wenigen Klicks erzeugt werden und eine “normale” Rechnung ersetzen, wenn diese aktuell noch nicht als Beleg vorliegt.

Wurden z.B. bestimmte Warenlieferungen zum Jahresende oder Anfang vor angekündigt, kann eine Proformarechnung erstellt werden, um den Aufwand der Leistungen bereits vorab zu buchen.

In diesem Fall hat die Proformarechnung die gleiche Funktion wie ein Eigenbeleg. Sie wird jedoch durch die Originalrechnung – zum Zeitpunkt deren Eintreffens – in der Buchhaltung ersetzt. Die Anlage von Proforma-Rechnungen in der CATAMA Software Suite erklären wir Ihnen hier.

Anwendungsbereiche der Proformarechnung

• für Import/Export Geschäfte als Nachweis des Warenwerts für Feststellungen des Zolls bzw. des Finanzamts
• kostenfreier Warenaustausch z.B. im Garantiefall
• Deklaration von kostenlosen Mustersendungen
• Lieferungen und Leistungen auf Vorkasse
• Ersatzteillieferungen
• Spenden & Geschenke