Ab dem 1. Januar 2027 müssen umsatzstarke Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen verpflichtend ausstellen. Für Kfz-Werkstätten und Autohäuser mit Flotten-, Versicherungs- und Teilehandelsgeschäft ist das kein rein steuerliches Randthema, sondern betrifft direkt die eingesetzte Werkstatt- und Abrechnungssoftware.
Drei Stufen bis zur vollständigen Pflicht
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108), das die Regelungen zur Rechnungsstellung nach § 14 UStG neu gefasst hat. Die Umstellung erfolgt stufenweise: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – ohne Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 greift die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze bei Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle inländischen Unternehmen unabhängig von der Umsatzgröße. Das Bundesfinanzministerium hat die Einzelheiten zuletzt in einem ergänzenden Schreiben vom 15. Oktober 2026 präzisiert.
Was künftig als E-Rechnung zählt – und was nicht
Entscheidend ist das Format: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter elektronischer Datensatz nach dem europäischen Standard EN 16931, der automatisiert verarbeitet werden kann – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0). Eine klassische PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht und gilt nach Ablauf der Übergangsfristen nur noch als „sonstige Rechnung“, die im B2B-Verkehr dann grundsätzlich unzulässig ist. Auch Rechnungskorrekturen müssen künftig im E-Rechnungsformat erfolgen, sobald die Ausstellungspflicht für den jeweiligen Betrieb greift.
Warum das auch Werkstätten und Autohäuser betrifft
Viele Kfz-Betriebe unterschätzen die eigene B2B-Quote: Rechnungen an Leasinggesellschaften, Versicherer, Flottenkunden, andere Werkstätten oder Teilehändler zählen zum zwingend betroffenen Bereich, auch wenn das Tagesgeschäft überwiegend aus Endkundenreparaturen (B2C) besteht. Die eingesetzte Software muss daher zuverlässig zwischen B2B- und B2C-Fällen unterscheiden und im ersten Fall automatisch ein gültiges E-Rechnungsformat erzeugen. Wer Rechnungsstellung und Warenwirtschaft bereits in einem durchgängigen System führt, kann diese Unterscheidung direkt am Kundenstammdatensatz hinterlegen, statt sie händisch bei jeder Rechnung zu prüfen – ein Argument für eine integrierte Kfz-Warenwirtschaft statt isolierter Insellösungen für Rechnungsstellung und Teilelager.
Ausnahmen und Übergangsregeln
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber ebenfalls empfangen können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung befreit, reine B2C-Rechnungen an Privatkunden sind von der neuen Regelung grundsätzlich nicht betroffen. Für bestehende EDI-Verfahren gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027, für bestimmte Anzahlungskonstellationen hat das BMF eine Vereinfachung bis zum 30. Juni 2030 zugelassen.
Was Betriebe jetzt tun sollten
Wer zu den umsatzstarken Betrieben zählt, sollte die technische Umstellung nicht erst Ende 2026 angehen: Das betrifft die Software-Auswahl, die Anbindung an Steuerberater und DATEV-Export sowie die Schulung der Mitarbeitenden im Rechnungswesen. Kleinere Betriebe haben mit der Frist bis 2028 zwar mehr Zeit, sollten die Umstellung aber ebenfalls einplanen, da der Empfang von E-Rechnungen schon seit 2025 verpflichtend ist und entsprechende Prozesse im Posteingang etabliert sein müssen.
Quellen: Bundesministerium der Finanzen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 zur E-Rechnung), Bayerisches Landesamt für Steuern, Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
